Werknemer en forfaitaire onkostenvergoeding

1.     Begrip

Wat bedoelen we met een ‘onkostenvergoeding’?

Een onkostenvergoeding is in principe een terugbetaling door de werkgever van uitgaven die een werknemer gedaan heeft, terwijl de werkgever ze in feite had moeten doen. Vandaar de term ‘terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever’.

Voorbeeld :  Een werknemer gaat eten met een klant en betaalt privé met zijn kredietkaart. Aangezien het om een beroepsmatig etentje gaat, is dit een uitgave die in feite rechtstreeks door u had moeten gebeuren. De werknemer kan die rekening dan ook ‘binnenbrengen’ en door u laten terugbetalen bij wijze van ‘kosten eigen aan de werkgever’.

Met een forfaitaire onkostenvergoeding bedoelen we dat de werkgever aan de werknemer een vast bedrag per maand terugbetaalt als kosten eigen aan de werkgever zonder dat men daarvoor systematisch facturen, bonnetjes, ticketjes, enz. hoeft voor te leggen aan de fiscus en/of de RSZ. Voor heel wat kleinere uitgaven is het immers moeilijk of onmogelijk om bonnetjes of ticketjes te krijgen, wat niet wegneemt dat die uitgaven beroepsmatig kunnen zijn. We denken bv. aan parkeerkosten, de kosten van snacks en drank, enz. voor werknemers met een job in buitendienst of aan de kosten van verwarming, elektriciteit, een pc, enz. voor mensen die thuis (nog verder) moeten werken. Met een forfaitaire onkostenvergoeding kunnen die kleinere uitgaven ten laste gelegd worden van de werkgever.

Voor welke werknemers kan het?

De kosten moeten verklaarbaar zijn vanuit de functie. Vanuit de functie moet u aannemelijk kunnen maken dat de werknemer werkelijk kosten maakt. De twee klassieke voorbeelden zijn de werknemer in buitendienst die onderweg kosten maakt (bv. maaltijden, parkinggeld, eventuele autokosten, enz.) en de werknemer die regelmatig thuis (verder) werkt en daarvoor kosten maakt (bv. het bureel en aanverwante, zoals het elektriciteitsverbruik en de computer, enz.). Eventueel zou het echter ook kunnen gaan om bedragen van een ‘kleinere orde’ zoals bv. bij de secretaresse die regelmatig pakjes naar de post moet brengen. Aan de hand van de lijst met kosten die hierna overlopen wordt, kunt u checken welke werknemers bij u kosten eigen aan de werkgever maken.

Niet voor iedereen gelijk. Het bedrag dat u aan een werknemer toekent als forfaitaire onkostenvergoeding, is het best ‘gepersonaliseerd’. Als u elke werknemer vanaf morgen bij manier van spreken dezelfde forfaitaire onkostenvergoeding toekent, vraagt u om problemen. Hanteert u daarentegen verschillende bedragen die telkens verantwoord kunnen worden door bv. een overzichtje van de uitgaven gedurende een zekere tijd, dan staat u veel sterker in uw schoenen.

Let op! Een forfait dat stelselmatig stijgt naargelang men hoger staat op de hiërarchische ladder, trekt dan ook weer de aandacht. Het is immers niet gezegd dat een hoger kaderlid per definitie meer kosten maakt voor het bedrijf dan een lager kaderlid.

Hoe bepaalt u het forfaitaire bedrag?

Principe. Er bestaat geen regel die zegt hoeveel een onkostenvergoeding precies kan bedragen en dit is eigenlijk ook logisch. Als algemeen principe geldt immers dat een onkostenvergoeding steeds een vergoeding van de werkelijke kosten moet zijn en dat geldt ook indien die onkostenvergoeding forfaitair bepaald is. Het is in dat geval namelijk van belang dat men kan aantonen welke kosten er feitelijk vergoed worden, zij het dan forfaitair én dat het bedrag dat men hanteert, overeenstemt met zgn. ernstige normen. Laat daarom voor elke functie waarvoor u een forfait toekent één werknemer gedurende een bepaalde tijd (bv. één jaar) al zijn onkostennota’s bijhouden en stem het forfait daarop af.

Welke kosten worden er vergoed? De kosten die in aanmerking komen voor het forfait van een bepaalde werknemer, zullen verschillen naargelang van zijn functie (= naargelang van de taken die hij moet uitoefenen). We geven hierna een overzicht (dat evenwel niet limitatief is).

De kosten van een bureau thuis, waar een werknemer ’s avonds bv. nog allerlei administratief werk verricht:

•         de kosten van verwarming, elektriciteit, enz. en een vergoeding voor het gebruik van de ruimte zelf;

•         de kosten van het bureaumateriaal voor het bureau thuis (papier, pennen, enz.);

•         de kosten van de privételefoon van de werknemer, die hij ook regelmatig professioneel gebruikt;

•         ...

Representatiekosten:

•         attenties die de werknemer koopt voor klanten of leveranciers, bv. bloemen voor het huwelijk van de zoon van een klant;

•         de werknemer is lid van diverse verenigingen en commercieel gezien kan hij niet anders dan bij elke gelegenheid steunkaarten, lotjes voor de tombola, enz. te kopen;

•         ...

Verplaatsingskosten:

•         taxikosten;

•         kosten van het openbaar vervoer, bv. om naar klanten te gaan in het centrum van de stad als er geen parkeermogelijkheid is;

•         kleinere autokosten, zelfs als het om een auto van de werkgever gaat, zoals bv. brandstofadditieven, antivriesmiddel, vloeistof voor de ruitenwissersproeier, enz.;

•         carwashkosten;

•         kosten voor het gebruik van de garage bij de werknemer thuis voor de bedrijfswagen, enz.;

•         ...

Hoe bouwt u een bewijsdossier op? De bundel met de onkostennota’s waarop u het bedrag afgestemd heeft, is uiteraard onontbeerlijk. Verder maakt u ook het best voor elke werknemer een (door beide partijen ondertekende en gedateerde) bijlage bij het contract op waarin u opsomt welke onkosten er vergoed worden (en voor welk bedrag). Ten slotte apprecieert vooral de fiscus het dat u ook een samenvattende lijst kunt voorleggen waarop staat wie er een forfait krijgt (en om welk bedrag het gaat).

Houdt u het best rekening met richtbedragen?

Forfaitaire onkostenvergoedingen worden bij controles door de overheidsinstanties steeds met een vergrootglas bekeken, zeker door de RSZ-inspectie. Vermits de bewijslast inzake de ‘echtheid’ en de omvang van de vergoeding sinds 2010 op de werkgever (en niet meer op de RSZ) rust, is voorzichtigheid meer dan geboden. In die zin is het dan ook een goede zaak dat de RSZ sindsdien concrete richtlijnen geeft over 1. de voorwaarden waaraan u moet voldoen en 2. de bedragen die men aanvaardbaar acht. U vindt de meest recente versie hiervan in de tabel hieronder.

Type kosten	Bedragen	Voorwaarden
Woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met de auto	€ 0,4309 /km	•         het voertuig mag geen eigendom van de werkgever zijn of door hem gefinancierd worden •         de forfaits zijn ‘all-in’: onderhoud, verzekering, brandstof, ...
Woon-werkverplaatsingen en Beroepsverplaatsingen met de fiets	€ 0,36/km	•         voor beroepsverplaatsingen mag de vergoeding alleen toegekend worden als de fiets eigendom is van de werknemer •         max. 3.610,00 EUR/jaar bij Woon-werkverplaatsingen
Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: afwezigheid van faciliteiten	€ 10/dag	•         niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimaal vier uur opeenvolgend) en geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten die voorhanden zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven
Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: maaltijd	€ 7/dag	•         niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimaal vier uur opeenvolgend) •         het bedrag van de maaltijdvergoeding wordt slechts aanvaard als de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken
Verblijfskosten in België	€ 35/nacht	•         als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is •         dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt
Dienstreizen naar het buitenland Maximaal 30 kalenderdagen: Meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen:	Categorie 1 Categorie 2	•         het loon dat de werknemer voor deze dagen ontvangt, moet aan Belgische belastingen onderworpen zijn en de forfaitaire vergoeding moet overeenkomen met een kostenrealiteit Opmerking: als de werkgever ook de kost voor maaltijden ten laste neemt, bovenop de toekenning van de hiernaast vermelde vergoedingen, dan moeten zij als volgt verminderd worden: - 35% voor het middagmaal - 45% voor het avondmaal - 20% voor de kleine uitgaven
Internationaal transport	Verblijfsvergoedingen + ARAB-vergoeding + aanvullende vergoeding	•         de aanvullende vergoeding mag slechts toegekend worden als de chauffeur verplicht is om zijn dagelijkse of wekelijkse rusttijd in het buitenland te nemen en op voorwaarde dat: •         de aanvullende vergoeding extra kosten dekt en dus strikt verbonden is aan de rusttijd; •         het totale bedrag van de vergoeding (verblijfsvergoeding, ARAB-vergoeding en aanvullende vergoeding) niet de forfaitaire bedragen overschrijdt die de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking toekent aan zijn ambtenaren voor officiële opdrachten naar het buitenland Opmerking: als de werkgever ook de kost voor maaltijden of kleine uitgaven ten laste neemt, bovenop de toekenning van de hiernaast vermelde vergoedingen, dan moeten zij als volgt verminderd worden: - 15% voor het ontbijt - 35% voor het middagmaal - 45% voor het avondmaal - 5% voor de kleine uitgaven
Bureaukosten: werknemers die een deel van hun werk thuis doen[1]	€ 157,83 /maand	•         dekt de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, ... Dit forfait mag alleen toegekend worden aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren en die bijgevolg in hun woning een ruimte moeten inrichten waar zij dat werk kunnen doen. Voor werknemers die bij hun werkgever een werkplaats hebben, wordt dit forfait alleen aanvaard als uit hun functie duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuis werken. Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur wordt dit forfait dus niet aanvaard wanneer het gaat om een werknemer die de voor hem geldende maximale wettelijke arbeidsduur bijna uitsluitend verricht op een door de werkgever ingerichte werkplek
Bureaukosten: huisarbeiders (arbeidsovereenkomst of tewerkgesteld in gelijkaardige voorwaarden)	10%	•         10% van het brutoloon, maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties
Bureaukosten: telewerkers	10%	•         10% van het brutoloon, maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op het telewerk Let op! Op 1 juli 2022 werd deze regeling geschrapt. Deze vergoeding kan nu enkel nog verder toegekend worden aan de werknemers die er vóór deze datum reeds van genoten, en voor zover het aandeel telewerk niet groter wordt.
Internetverbinding (inclusief abonnement)	€ 20/maand	De RSZ aanvaardt de toekenning van deze bedragen op voorwaarde dat: •         de werknemer zijn eigen pc en/of internetverbinding gebruikt voor professionele doeleinden wezenlijk en op regelmatige basis (één dag/week, meerdere keren een paar uur/week, één week/maand, ...); •         de werkgever komt niet op een andere manier tussen in deze kosten van pc en internet (bv. door een deel van de aankoopprijs van de pc ten laste te nemen). Opmerkingen: •         bij overschrijding van het bedrag wordt het deel dat € 20 overschrijdt onderworpen, behalve als de werkgever het volledige bedrag kan verantwoorden; •         het (de) forfait(s) mag (mogen) niet toegekend worden voor occasioneel gebruik van eigen pc en/of internet. Als de werkgever die kost wil vergoeden, moet hij de hoogte van de vergoeding die hij toekent kunnen verantwoorden.
Aankoop pc (inclusief randapparatuur en software)	€ 20/maand
Professioneel gebruik eigen tweede scherm, printer of scanner zonder gebruik eigen computer	€ 10/maand (max. € 5/maand per item gedurende max. 3 jaar)	Let op! Dit is niet cumuleerbaar met de vergoeding ‘Gebruik eigen pc’.
Arbeidsgereedschap	€ 1,25/dag	•         de werknemer moet zijn eigen arbeidsgereedschap gebruiken
Aankoop van werkkledij	€ 2,15/dag	•         het gaat alleen om werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen, ...) of andere door de werkgever opgelegde kledij die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform, ...)
Onderhoud van werkkledij	€ 2,15/dag	•         het gaat alleen om werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen, ...) of andere door de werkgever opgelegde kledij die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform, ...)
Onderhoud en slijtage van kledij van de werknemer	€ 1,08/dag	•         betreft kledij (jeans, T-shirts, ...) en onderkledij die veelvuldig gewassen moet worden wegens de vuile werkomstandigheden.
Kosten verbonden aan de auto: garage	€ 50/maand	•         als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt •         als de werkgever de stalling in een garage vereist voor de veiligheid van het voertuig of de inhoud ervan. Mag alleen toegekend worden voor zover de verplichting het voertuig veilig te stallen opgelegd wordt aan alle werknemers die zich in dezelfde toestand bevinden. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer eigenaar is van de garage of niet
Kosten verbonden aan de auto: parking	€ 15/maand	•         als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt •         als de werknemer regelmatig kleine parkeerbedragen moet betalen
Kosten verbonden aan de auto: carwash	€ 15/maand	•         als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt •         als de aard van de functie een voertuig in onberispelijke staat vereist

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Commentaar bij bureaukosten

Naast het toekennen van de vergoeding voor bureaukosten, mag u aan werknemers die regelmatig telewerk verrichten ook volgende elementen terugbetalen (beperkende opsomming):

•         bureaustoel;

•         bureautafel;

•         bureaukast;

•         functionele bureaulamp;

•         een tweede computerbeeldscherm;

•         printer/scanner;

•         toetsenbord;

•         muis, voetmuis, trackpad of trackball;

•         hoofdtelefoon;

•         specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc.

Een ergonomische bureaustoel, bureautafel, muis, trackpad of trackball kan in aanmerking komen wanneer de werkgever dit type kantoormeubilair/informaticamateriaal in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer.

Voorwaarde is dat deze gebaseerd zijn op werkelijke bewijsstukken en verband houden met investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren. Met de werknemer kan afgesproken worden om de terugbetaling te spreiden over een aantal jaren. Het toegekend bedrag moet wel redelijk zijn en overeenkomen met het materiaal dat de werkgever ter beschikking stelt op de werkvloer.

Er wordt van volgende normale gebruiksduur uitgegaan:

•         bureaustoel: 10 jaar;

•         bureautafel: 10 jaar;

•         bureaukast: 10 jaar;

•         bureaulamp: 5 jaar;

•         een tweede computerbeeldscherm: 3 jaar;

•         printer/scanner: 3 jaar;

•         andere randapparatuur: 3 jaar.

De werkgever houdt de nodige bewijsstukken ter beschikking.

2.     Sociaal regime

Is de forfaitaire onkostenvergoeding onderworpen aan RSZ-bijdragen?

Neen. De forfaitaire onkostenvergoeding is in principe niet onderworpen aan RSZ-bijdragen. Het gaat hier immers, zoals reeds gezegd, om een terugbetaling aan de werknemer van kosten die u zelf had moeten doen. Vandaar de term ‘terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever’.

Op deze vergoeding bent u als werkgever dus geen 25% patronale bijdragen verschuldigd, noch hoeft er 13,07% werknemersbijdrage van afgehouden te worden.

Bewijs. Opdat de onkostenvergoeding vrijgesteld zou zijn van RSZ-bijdragen, zal u in principe wel moeten kunnen bewijzen dat het gaat om:

•         de terugbetaling van kosten die eigen zijn aan de werkgever;

•         een vergoeding van effectief gemaakte kosten en niet om een verdoken bezoldiging.

In de praktijk zal het een en ander echter aangetoond kunnen worden aan de hand van het overzichtje dat u gebruikt heeft om het bedrag van die forfaitaire onkostenvergoeding te bepalen.

Mogelijke sanctie. Mocht de RSZ van oordeel zijn dat een door de werkgever toegekende forfaitaire onkostenvergoeding niet overeenstemt met de realiteit, dan zullen er RSZ-bijdragen op verschuldigd zijn. Hierbij is het belangrijk om op te merken dat bij een herkwalificatie door de RSZ de werkgever zowel de werkgeversbijdrage van 25% als de werknemersbijdrage van 13,07% verschuldigd is zonder deze laatste bijdrage evenwel op de werknemer te kunnen verhalen.

Wat is het verband tussen de onkostenvergoeding en het vakantiegeld/de eindejaarspremie?

De toekenning van een onkostenvergoeding leidt niet tot een verhoging van het vakantiegeld, noch van de eindejaarspremie.

3.     Fiscaal regime

1.    Gevolgen bij de werkgever

Is de forfaitaire onkostenvergoeding aftrekbaar voor de werkgever?

Ja. De onkostenvergoeding is, zelfs indien ze forfaitair is, in principe een terugbetaling van kosten die eigen zijn aan de werkgever en om die reden is de onkostenvergoeding dus aftrekbaar als beroepskosten. Soms is de aftrek wel beperkt.

Bewijs. Om de onkostenvergoeding te kunnen aftrekken als beroepskosten, zal u in principe wel moeten kunnen bewijzen dat het gaat om:

•         de terugbetaling van kosten die eigen zijn aan de werkgever;

•         een vergoeding van effectief gemaakte kosten en niet om een verdoken bezoldiging.

In de praktijk zal het een en ander echter aangetoond kunnen worden aan de hand van het overzichtje dat u gebruikt heeft om het bedrag van de forfaitaire onkostenvergoeding te bepalen.

Het is wellicht nog belangrijk om te vermelden dat als de fiscus toch problemen zou hebben met de aftrek van de onkostenvergoeding bij de werkgever, hij die uitbetaalde bedragen niet zomaar bij de werknemer zal belasten als een zgn. verdoken commissieloon. Hij zal de bedragen namelijk in eerste instantie opnemen als een zgn. verworpen uitgave bij de werkgever zelf.

Soms beperkte aftrek. In de mate waarin de forfaitaire onkostenvergoeding toegewezen kan worden aan kosten die op zichzelf niet voor 100% aftrekbaar zijn, zal de onkostenvergoeding zelf ook niet volledig aftrekbaar zijn. Zo zal de vergoeding bv. in principe maar voor 69% aftrekbaar zijn in de mate waarin ze slaat op restaurantkosten. Vanuit deze optiek is het uiteraard van belang om zo veel mogelijk kosten ter verantwoording aan te halen (in het overzichtje dat u maakt) die volledig aftrekbaar zijn. De terugbetaling van de beroepsverplaatsingen met de eigen wagen is bv. ook slechts beperkt aftrekbaar.

Vermelding op de fiche 281.10. Vanaf inkomstenjaar 2022 moeten alle terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever op de fiscale fiche 281 met het werkelijk terugbetaalde bedrag vermeld worden, dus niet alleen voor de forfaitaire onkosten, maar ook voor de kosten die aan de hand van bewijsstukken of op basis van ernstige normen (bv. verplaatsingsonkosten) terugbetaald worden. Het maakt niet uit of die kosten terugbetaald worden via de loonverwerking, hetzij rechtstreeks door een aparte terugbetaling.

Let op! Ook op de individuele rekening moeten alle terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever vermeld worden, ook al worden ze niet via de loonverwerking terugbetaald.

Risico. Wordt er op de loonfiche 281 geen melding gemaakt van die bedragen, dan riskeert u als werkgever een zgn. aanslag geheime commissielonen ten belope van 100% van die bedragen.

2.    Gevolgen bij de werknemer

Wordt de forfaitaire onkostenvergoeding bij de werknemer belast?

Neen. Een onkostenvergoeding is in se een terugbetaling van uitgaven die de werknemer gedaan heeft voor zijn werkgever en bijgevolg gaat het niet om een belastbaar inkomen.

Wat indien de onkostenvergoeding forfaitair bepaald is? Ook in dat geval geldt het vermoeden van niet-belastbaarheid. Het is met andere woorden niet omdat u de onkostenvergoeding op een forfaitaire manier bepaald heeft op een bepaald bedrag dat het sowieso om een verdoken bezoldiging zou gaan, integendeel.

Zoals eerder toegelicht, kan ook de forfaitaire onkostenvergoeding vastgesteld zijn volgens ‘ernstige normen’ zodat er wat dat betreft geen sprake is van belastbaarheid bij de werknemer. Het spreekt uiteraard voor zich zelf dat de fiscus argwanender zal worden naarmate die vergoeding hoger ligt.

4.     Voorbeeld

Stel, u kent een werknemer een forfaitaire onkostenvergoeding van € 100 per maand toe. Hieronder gaan we na hoeveel de werknemer daar effectief netto van overhoudt. Tevens gaan we na wat het u aan het einde van de rit kost als u die € 100 per maand uitgeeft.

We geven zowel de netto-opbrengst voor de werknemer als de totale loonkosten voor de werkgever weer op jaarbasis. We zijn daarbij uitgegaan van de volgende veronderstellingen:

Bruto onkostenvergoeding (€ 100 × 12)

€ 1.200

 

 

Gevolgen bij de werkgever
Onkostenvergoeding (€ 100 × 12 = € 1.200)	€	1.200	100%
Verhoging eindejaarspremie ingevolge de onkostenvergoeding	€	-
Verhoging vakantiegeld ingevolge de onkostenvergoeding	€	-
RSZ-bijdrage werkgever op de onkostenvergoeding	€	-
Totale loonkosten	€	1.200	100%

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gevolgen bij de werknemer
Onkostenvergoeding (€ 100 × 12 = € 1.200)	€	1.200	100%
Brutoverhoging eindejaarspremie	€	-
Brutoverhoging vakantiegeld	€	-
RSZ-bijdrage werknemer	€	-
Bedrijfsvoorheffing	€	-
Totaal netto-inkomen	€	1.200	100%

 

 

 

 

5.     Pro’s & contra’s

Voordelen van een forfaitaire onkostenvergoeding

1.      Zeer goedkoop. De onkostenvergoeding is een zeer interessante vorm van verlonen omdat zij geen aanleiding geeft tot extra kosten, noch op RSZ-vlak, noch op fiscaal vlak. Wat uw werknemer netto krijgt, is wat het u kost, beter kan dus niet!

2.      Geen loon. Bepaalde vergoedingen worden op het loon berekend (bv. het vakantiegeld en de dertiende maand). Aangezien de onkostenvergoeding in principe een terugbetaling is van gemaakte kosten, zijn deze andere vergoedingen er niet op berekend. De onkostenvergoeding is ook niet gekoppeld aan de index.

3.      Het forfaitaire karakter. De onkostenvergoeding mag binnen bepaalde grenzen forfaitair bepaald worden, dit wil zeggen dat u er een vast bedrag per maand mag van maken. Het is dus niet noodzakelijk dat de werknemer elke maand voor een bepaald bedrag aan bonnetjes, ticketjes, enz. kan voorleggen. Dit is administratief gezien dus zeer gemakkelijk.

4.      Geen exclusiviteit. Een forfaitaire onkostenvergoeding (bv. voor het kantoor van de werknemer thuis) belet niet dat de werknemer daarnaast ook nog andere onkostenvergoedingen kan ontvangen van zijn werkgever, bv. een kilometervergoeding voor verplaatsingen die de werknemer beroepsmatig doet met zijn eigen wagen. De twee mogen elkaar echter niet overlappen.

Nadelen van een forfaitaire onkostenvergoeding

1.      Niet voor iedereen. U kunt niet elke werknemer een onkostenvergoeding geven. Het kan immers enkel voor die functies waarin de werknemer echt kosten moet maken. Het is wel verleidelijk om het op grote schaal toe te passen, maar dat is absoluut af te raden. Een herkwalificatie naar verdoken loon kan, zoals gezegd, immers heel veel geld kosten.

2.      Beperkt bedrag. Het forfaitaire bedrag moet te allen tijde redelijk zijn en vastgesteld worden op basis van zgn. ernstige normen. In het begin kan het met andere woorden wat problemen geven om het juiste bedrag te bepalen dat aanvaard zal worden door de fiscus.

3.      Soms beperkte aftrekbaarheid. In de mate waarin de onkostenvergoeding toegewezen kan worden aan beperkt aftrekbare kosten, zal ze zelf ook niet meer volledig aftrekbaar zijn. Het gedeelte van de onkostenvergoeding dat bv. slaat op restaurantkosten, zal slechts aftrekbaar zijn ten belope van 69%.

4.      Verlies van de btw-aftrek. Het systeem wordt bij voorkeur niet gebruikt voor kosten waarvan er makkelijk een factuur bekomen kan worden omdat de btw anders niet meer gerecupereerd kan worden. Het systeem wordt met andere woorden het best alleen gebruikt voor de kleinere uitgaven waarvoor men geen factuur kan krijgen.

5.      Rode lap op een stier. De overheidsinstanties, met in het bijzonder de RSZ-inspectie, staan erg wantrouwig ten opzichte van het gebruik van forfaitaire vergoedingen voor kosten eigen aan de werkgever. Begin er dus nooit aan als u niet over een realistisch dossier beschikt. Vermijd ook te allen prijzen om bepaalde kosten én forfaitair én op basis van onkostennota’s te vergoeden. Een typevoorbeeld is bv. dat het kostenforfait al parkeerkosten dekt en dezelfde werknemers daarnaast ook nog eens parkeerticketjes mogen declareren.