Kosten eigen aan de werkgever

1.    Principe van de ‘kosten eigen aan de werkgever’

Een creatieve werkgever werkt graag met zgn. kosten eigen aan de werkgever.

Het gaat om:

•     kosten die een werkgever aan zijn werknemer terugbetaalt, voor uitgaven die deze laatste in het kader van zijn werk voor zijn rekening genomen heeft;

•     kosten die een vennootschap terugbetaalt aan haar bedrijfsleider, voor uitgaven die u in het kader van uw werk voor uw rekening genomen heeft.

Het voordeel zit hem in het feit dat deze kosten voor de werkgever of de vennootschap aftrek­baar zijn en bij de werknemer of de bedrijfsleider niet belastbaar zijn. Ze zijn evenmin onder­worpen aan RSZ of sociale bijdragen voor zelfstandigen.

 

2.    Wat zijn ‘kosten eigen aan de werkgever’?

Er is geen wettelijke definitie voor het begrip ‘kosten eigen aan de werkgever’.

Er moet wel een fundamenteel onderscheid gemaakt worden tussen:

•     enerzijds kosten die eigen zijn aan de werknemer of de bedrijfsleider

en

•     anderzijds kosten die eigen zijn aan de werkgever of de vennootschap.

Of kosten ‘eigen aan de werknemer of de bedrijfsleider’ of ‘eigen aan de werkgever of de vennootschap’ zijn, is een feitenkwestie en moet beoordeeld worden rekening houdend met de feitelijke omstandigheden.

2.1.     Kosten eigen aan de werknemer of de bedrijfsleider

Het gaat om kosten waarvoor de werknemer of de bedrijfsleider zelf moet instaan.

Zo is de werknemer verplicht om zijn arbeid te verrichten op de overeengekomen arbeids­plaats. Alle kosten die hij maakt om zich naar die plaats te begeven, zijn kosten eigen aan de werk­nemer. De Rulingcommissie heeft aangenomen dat, in geval van verhuis van een bedrijf of een afdeling ervan, de onkostenvergoeding aan werknemers voor extra kilometers beschouwd mogen worden als ‘kosten eigen aan de werkgever’.

De voorwaarde is wel dat deze vergoeding:

•     enkel toegekend mag worden aan werknemers die op het ogenblik van de verhuis in dienst waren;

•     berekend moet worden op basis van het aantal bijkomende kilometers die afge­legd worden in vergelijking met de toestand vóór de overplaatsing;

•     en niet hoger mag zijn dan het barema voor overheidspersoneel.De bedrijfsverhuis moet bovendien eenzijdig door de werkgever opgelegd zijn.

2.2.     Kosten eigen aan de werkgever of de vennootschap

Dit zijn alle uitgaven die normaal gezien ten laste komen van de werkgever of de vennoot­schap, maar die de werknemer of de bedrijfsleider om de een of andere reden voorgeschoten heeft en die door de werkgever of de vennootschap terugbetaald worden. Het gaat o.m. om telefoon- en autokosten.

 

3.    Terugbetalingswijze van vergoedingen voor ‘kosten eigen aan de werkgever’

3.1.     Terugbetalingen op basis van reële bewijsstukken

Als zaakvoerder of als bedrijfsleider houdt dan bewijsstukken van de gemaakte kosten bij. Deze bewijsstukken kunnen bestaan uit bonnetjes, facturen, enz. Eén keer per maand of zelfs meerdere keren per maand worden die  aan de vennootschap bezorgd.Vervolgens betaalt devennootschap deze kosten terug en neemt ze die op in haar beroeps­kosten. Deze manier van terugbetalen levert in de praktijk weinig problemen op vermits bewijsstukken kunnen voorgelegd worden

3.2.     Forfaitaire vergoedingen vastgesteld volgens ernstige normen

De fiscus aanvaardt dat er een forfaitair bedrag terugbetaald wordt (bv. een vast bedrag per maand) indien kosten die normaliter door de vennootschap gedragen moeten worden, door de bedrijfsleider privé ten laste worden genomen. In dit geval hoeven er geen bewijsstukken verzameld te worden, wat immers ook niet altijd zo evident is…

De fiscus aanvaardt dat echter alleen als de kosten vastgesteld zijn volgens ‘ernstige normen’. Voor bv. beroepsmatige verplaatsingen die werknemers met hun eigen auto maken of maaltijden die ze nuttigen buiten de onderneming, zijn ‘ernstige normen’ volgens de fiscus de vergoedingen die ambtenaren daarvoor krijgen. Wordt er echter een vast bedrag per maand betaald voor algemene kosten, dan eist uw controleur wél een stevige verantwoording…

Het is ook belangrijk om te vermelden dat de Rulingcommissie van mening is dat forfaitaire vergoedingen niet persoonsgebonden zijn, maar wel functiegebonden.

3.2.1.       Forfaitaire vergoedingen die de staat toekent aan zijn personeel

De terugbetaling via onkostennota’s is voor alle betrokkenen op administratief vlak een zwaar systeem. Steeds meer bedrijven passen daarom een systeem toe van forfaitaire terug­betaling van dergelijke onkosten. Dit is in het belang van zowel de werknemers, de werkgever als de controlerende overheid.

De Administratie aanvaardt de forfaitair bepaalde vergoedingen als ernstig, als die niet méér bedragen dan gelijkaardige vergoedingen die de staat toekent aan zijn personeel.

We geven in wat volgt een opsomming van de meest voorkomende forfaitaire vergoedingen die de overheid toekent aan haar personeel.

Verplaatsingen met de eigen wagen

Een werknemer of een bedrijfsleider die zijn eigen wagen gebruikt voor professionele ver­plaatsingen in opdracht van de werkgever of ten behoeve van de vennootschap, kan die kosten belastingvrij terugbetaald krijgen.

Deze terugbetaling kan forfaitair gebeuren, op voorwaarde dat ze niet meer bedraagt dan het bedrag dat de federale ambtenaren toegekend krijgen per kilometer. Voor de periode van 1 juli 2017 tot en met 30 juni 2018 bedroeg dit forfait 0,3460 euro per kilometer. Sinds 1 juli 2018 bedraagt dit tarief  0,3573 euro per kilometer.De werkgever moet hier wel nog het bewijs leveren dat de werknemer of de bedrijfsleider effectief het aantal uitbetaalde aantal kilometers gereden heeft voor rekening van de werkgever of ten behoeve van de vennootschap. Als de werk­gever toch een hoger bedrag betaalt, dan wordt het deel dat het forfaitaire bedrag overschrijdt als een belastbare bezoldiging beschouwd voor de werk­nemer of de bedrijfsleider, tenzij de werkgever of de vennootschap bewijst dat de hogere forfaitaire vergoeding overeen­komt met de werkelijke kostprijs per kilometer.

Verblijfsvergoedingen voor beroepsopdrachten in België

De forfaitaire vergoedingen die de werkgever toekent als terugbetaling van verblijfskosten gemaakt door een werknemer tijdens zijn beroepsverplaatsingen in België zijn niet belastbaar als het bedrag ervan bepaald wordt rekening houdend met het aantal werkelijke verplaatsingen.

De forfaitaire vergoedingen worden beschouwd als bepaald volgens ‘ernstige normen’ indien ze gebaseerd zijn op de bedragen die de Belgische overheid betaalt aan haar ambtenaren voor reizen binnen België.

Bovendien moet de verplaatsing minimaal zes uur duren en mag ze geen aanleiding geven (KB 13.07.2017 en Circ. 2018/C/8):

•     dat een werkgever of een derde de kosten van maaltijd op zich neemt;

•     tot enig ander voordeel om maaltijdkosten te dekken.

Concreet mogen sinds 1 oktober 2018 de volgende bedragen toegekend worden:

	Binnenlandse dienstreis van minstens 6 uur	Toeslag: logies op kosten van het personeelslid (1)
Vergoeding betaald sinds 01.10.2018	17,06 euro	128,01 euro

(1) Het betreft vergoedingen voor avondmaal, nachtverblijf en ontbijt.Volgens het KB van 13.07.2017 moet de minimale afstand van de dienstverplaatsing 25 km bedragen. De circulaire van 22.01.2018 bepaalt echter dat deze voorwaarde niet van toepassing is in de privésector!

Een vennootschap kan een bedrijfsleider ook een forfaitaire onkostenvergoeding toekennen voor elke werkdag die buiten België gepresteerd wordt.  Er moet een afwezigheid zijn van minstens tien uur vooraleer er gesproken kan worden van een ‘dag’ (parl. vr., Pieters, 06.06.2005). Indien u minder dan tien uur onderweg bent, kunt u wel een forfaitaire vergoeding voor een dienstreis in het binnenland toekennen.Er wordt inzake het bedrag dat toegekend mag worden als onkosten­vergoeding een onderscheid gemaakt naargelang het gaat om een dienstreis van minder of meer dan 30 dagen. Het forfaitaire bedrag omvat enkel de maaltijdkosten (bv. drank en versnaperingen), lokale verplaatsingskosten (bv. trein, tram, bus of taxi) en andere kleine uitgaven (bv. lokale telefoon­gesprekken). Het forfait slaat niet op de hotel- en de reiskosten (bv. overnachtings­kosten, verplaatsingsonkosten naar het buitenland en terug, …).

Voor de hotel- en de reiskosten zijn er dus wél bewijsstukken nodig en worden er geen forfaits aanvaard.

Men kan voor het bepalen van het forfaitaire bedrag een beroep doen op de landenlijst die opgesteld is voor ambtenaren in dienst bij Buitenlandse Zaken. Die lijst geeft de bedragen weer die de FOD Buitenlandse Zaken betaalt aan het personeel ‘Hoofdbestuur’ voor opdrachten in het buitenland. Deze dagvergoedingen worden door de fiscus beschouwd als vergoedingen die vastgesteld zijn volgens ‘ernstige normen’ en ze mogen dus gebruikt worden in de privésector (Ci.RH. 241/534.514, nr. 5, 11.05.2006).

Deze bedragen worden in principe ieder jaar geïndexeerd en dan gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. We geven hieronder een overzicht van de forfaitaire bedragen voor een verblijf van minder dan 30 dagen, die gelden in de belangrijkste landen.

Vergoedingen betaald sinds 6 juli 2018 (BS 06.07.2018)

Land	Forfaitaire dagvergoeding (euro)		Land	Forfaitaire dagvergoeding (euro)
Australië	105		Japan	105
Canada	105		Luxemburg	92
Denemarken	105		Nederland	93
Finland	104		Noorwegen	99
Frankrijk	95		Portugal	84
Duitsland	93		Spanje	87
Griekenland	82		Verenigde Staten van Amerika	105
Groot-Brittannië	101		Zweden	97
Ierland	104		Zwitserland	105
Italië	95

Wanneer de overnachtingskosten door uw vennootschap terugbetaald worden of ten laste genomen worden en wanneer die ook bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten, moeten de hiervoor vermelde bedragen die in aan­merking genomen kunnen worden als niet-belastbare eigen kosten van de werk­gever of de vennootschap – naargelang van het geval – verminderd worden met:

•     15% van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding voor het ontbijt;

•     35% van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding voor het middagmaal;

•     45% van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding voor het avondmaal;

•     5% van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding voor kleine uitgaven.

 

Voorbeeld

We gaan uit van een dienstopdracht in Canada met een overnachting in Ottawa van maandag 11 september 2018 tot vrijdag 15 september 2018. Het ontbijt is inbegrepen in de overnachtingskosten.

Op 15 september 2018 reist u door naar Toronto waar u van 16 september 2018 tot 19 september 2018 overnacht (het ontbijt is niet inbegrepen in de overnachtingskosten).

Op 20 september 2018 keert u terug naar België.

Vaste plaats van tewerkstelling: Kortrijk.

Totaal toegekende forfaitaire verblijfsvergoeding voor de volledige dienstreis:  882,00 euro.

In dit voorbeeld mag de toegekende vergoeding van  882,00 euro beschouwd worden als een niet-belastbare vergoeding, vermits de dienstreis meerdere dagen duurt en de toegekende vergoeding berekend werd als volgt:

Dag van vertrek (11 september 2018):	105 euro x 1/2 =	52,50 euro
12 september tot 15 september 2018:	4 dagen x  105euro  per dag =	420,00 euro
16 september tot 19 september 2018:	4 dagen x  89,25(1) euro =	357,00  euro
Dag van terugkeer (20 september 2018):	105 euro x 1/2 =	52,50 euro
Totaal:		882,00 euro

1.     Het bedrag van  89,25 euro is het volledige bedrag van 105 euro op dagbasis, verminderd met 15% (met 15,75 euro), aangezien het ontbijt geacht wordt inbegrepen te zijn in het bedrag van 105 euro.

Voor dienstreizen van meer dan 30 kalenderdagen gelden er eveneens forfaitaire bedragen, zij het dat deze lager liggen dan de bedragen voor reizen van minder dan 30 dagen.

De forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen in binnen- en buitenland, die bepaald zijn volgens ernstige normen, zijn 100% aftrekbaar en moeten dus niet beperkt worden, d.w.z. dat u de verworpen uitgaven op restaurantkosten niet moet toepassen (parl. vr., 06.09.1996).

3.2.2.       Individuele en collectieve akkoorden

Een individueel akkoord is een akkoord dat in overleg met de Administratie wordt gesloten. Voor een individueel akkoord over ‘kosten eigen aan de werkgever’ kan een beroep worden gedaan op de dienstchef van de taxatiedienst indien de forfaitaire vergoeding minder bedraagt dan € 123,95 per maand.

Indien het bedrag hoger ligt, moet de inspecteur aangesproken worden.

Een collectief akkoord is een akkoord tussen de Administratie en een groep van belasting­plichtigen die hetzelfde beroep uitoefenen.

Deze akkoorden worden gesloten om de hoogte van het aftrekbare bedrag te bepalen van beroepskosten die doorgaans niet gestaafd kunnen worden met bewijsstukken. Denk hierbij aan representatiekosten, uitgaven voor onderhoudsproducten, kleine kantoorkosten, bij­dragen van sociale aard, kosten voor beroepskledij en voor het wassen van kledij en uitgaven voor tijdschriften zonder factuur. Het is dus altijd interessant om even na te gaan of er al een dergelijk akkoord bestaat.

Ook via de zgn. Rulingcommissie kaneen akkoord aangevraagd worden rond het bedrag van de kostenvergoeding. Hier worden regelmatig rulings rond gepubli­ceerd waar­in niet alleen vermeld wordt hoe zo’n kostenvergoeding samengesteld kan zijn, maar waarin even­eens bedragen vermeld worden (bv. voorafgaande beslissing nr. 2013.277, 27.08.2013; nr. 2014.549, 18.11.2014; nr. 2015.184, 26.05.2015; nr. 2015.209, 16.06.2015; nr. 2016.661, 25.10.2016; nr. 2016.651, 25.10.2016; nr. 2016.577, 08.11.2016).

In deze rulings geeft men vier soorten kostenvergoedingen weer. De vergoeding ‘kantoor­kosten thuis’ is bestemd voor het inrichten, onderhouden en gebruiken van een kantoor thuis, voor verwarming, elektriciteit, water, interesten, verzekeringen en kantoorbenodigdheden. ‘Secundaire autokosten’ zijn parkeertickets en carwash. ‘Representatiekosten’ dekken receptie­kosten, kleine persoonlijke geschenken aan zakenrelaties, giften en sociale verplichtingen. ‘Liberali­teiten’ ten slotte zijn vestiairekosten, fooien, steunkaarten en diverse kleine uitgaven omwille van de mobiliteit van de functie en de contacten met klanten, leveranciers en andere derden.

Wat betreft de hoogte van de vergoeding, worden concrete cijfers voor 21 verschillende voltijdse functies aangehaald. Voor het hoogste functieniveau (voor u dus) bedragen de vergoedingen in totaal  300 euro per maand (respectievelijk  125,  20, 85 en  70 euro), voor het laagste niveau  30 euro per maand.

Deze rulings geven  een duidelijk beeld van de omvang van de kostenvergoedingen, ook al gelden ze in principe enkel voor de aanvrager van de ruling.

3.3.     Forfaitaire vergoedingen die niet vastgesteld zijn volgens ernstige normen

Dit zijn forfaits die niet op herhaalde waarnemingen of steekproeven gebaseerd zijn of die hoger liggen dan wat de Administratie betaalt aan haar personeel of die niet gebaseerd zijn op individuele of collectieve akkoorden.

Dit betekent niet dat deze vergoedingen automatisch bezoldigingen worden. Dit zijn echter wel de vergoedingen waarmee de fiscus het snelst problemen zal hebben. In dit geval zal uw controleur altijd een dubbel bewijs aan de werkgever of de vennootschap vragen.

De werkgever of de vennootschap zal moeten bewijzen dat de vergoeding bestemd is voor het dekken van kosten die hem eigen zijn (m.a.w. dat het kosten eigen aan de werkgever zijn en geen kosten eigen aan de werknemer). Daarnaast zal de werkgever of de vennootschap ook moeten aantonen dat die vergoeding daadwerkelijk besteed is aan die kosten (zie 5.).

Kan de werkgever of de vennootschap het dubbele bewijs niet leveren, dan zal de fiscus dit beschouwen als een verworpen uitgave en eventueel als een bezoldiging. Dit laatste vereist wel dat de fiscus zelf met extra vaststellingen op de proppen komt om dit aannemelijk te maken.

Voor een aantal forfaitaire vergoedingen die niet volgens ernstige normen bepaald zijn, werden reeds de volgende bedragen toegestaan door diverse rulings en rechtspraak. Het gaat bv. voor de telefoon om 40 euro per paand of 25% van de werkelijke kosten; voor dranken, recepties en relatiegeschenken gaat het om 25 euro per maand.

 

4.     Kosten eigen aan de werkgever en wettelijke beperkingen

De normale fiscale beperkingen gelden voor wat betreft de aftrekbaarheid van kosten die de werkgever of de vennootschap via onkostennota’s of forfaitair terugbetaalt. Een overzicht van de normale fiscale beperkingen:

•     geen aftrek voor kledij, tenzij voor specifieke beroepskledij;

•     een aftrek van 50% voor receptiekosten en kosten voor relatiegeschenken;

•     31% van de restaurantkosten;

•     normaal gezien is er helemaal geen aftrek voor kosten voor jacht, visvangst, jachten of andere pleziervaartuigen en lusthuizen en voor kosten die op onredelijke wijze de beroeps­behoeften overtreffen;

•     voor wat het deel ‘autokosten’ betreft in het bedrag van de kosten eigen aan de werkgever: 30% van het forfaitaire bedrag wordt geacht brandstofkosten te vertegenwoordigen, die nog voor 75% aftrekbaar zijn. De overige 70% van het forfaitaire bedrag heeft betrekking op autokosten die voor een vennootschap slechts fiscaal aftrekbaar zijn voor 50% tot 120% (afhankelijk van de CO2-uitstoot).

 

5.    Bewijslast inzake kosten eigen aan de werkgever

Het onderzoek van de ‘kosten eigen aan de werkgever’ zal in principe steeds verricht worden door de taxatiedienst die de vennootschap controleert (dit wordt trouwens bevestigd door de rechtspraak).

Wanneer de vennootschap geen bewijs kan leveren, kan men u ook de gelegenheid geven om aan te tonen dat u de vergoeding besteed heeft aan ‘kosten eigen aan de werkgever’.

Uw controleur mag ook een aanvullend onderzoek instellen, om te voorkomen dat de door de vennootschap gedragen kosten nog eens in uw beroepskosten opgenomen worden.

5.1.     Bewijslast van de vennootschap

De vennootschap moet een dubbel bewijs leveren:

1.   De vergoeding moet dienen tot het dekken van kosten die eigen zijn aan de werkgever. De vraag of dit het geval is, is een feitenkwestie en hangt in ieder geval af van de concrete omstandigheden.

Als de vennootschap dit eerste bewijs niet kan leveren, zal dit niet automatisch leiden tot de belastbaarheid van de sommen in hoofde van de bedrijfsleider, want “de Administratie moet het bijkomende bewijs leveren dat de betwiste sommen de aard van vermomde bezoldigingen hebben” (Comm. IB 31/33).

De Administratie zal geval per geval nakijken of de gemaakte kosten vallen onder de ‘kosten eigen aan de werkgever’.

2.   De vergoedingen moeten ook daadwerkelijk besteed zijn aan die kosten. De moeilijkheids­graad van de tweede bewijslast hangt af van de manier waarop de terugbetaling van de kosten eigen aan de werkgever gebeurt:

-     op basis van reële bewijsstukken: de kosten die verantwoord worden door het voor­leggen van bewijsstukken (bv. facturen en bonnetjes), zullen in principe geen aanleiding geven tot betwistingen;

-     op basis van forfaitaire vergoedingen, vastgesteld volgens ernstige normen: in dit geval hoeft de werkgever het tweede bewijs niet meer te leveren. Er moet enkel aangetoond worden dat het om kosten eigen aan de werkgever gaat.

 

Voorbeeld

Er staat een vergoeding vermeld i.v.m. een dienstreis in het buitenland in de kosten­rekening 620, die forfaitair bepaald is en ze bedraagt evenveel als de vergoeding die de overheid toekent aan haar personeel. De vennootschap moet dan enkel nog bewijzen dat u effectief beroepsmatig in het buitenland geweest bent.

-     op basis van forfaitaire vergoedingen die niet vastgesteld zijn volgens ernstige normen: in dit geval moet de vennootschap het dubbele bewijs leveren.

Wegens het forfaitaire karakter van die vergoedingen, zal de Administratie a priori veronderstellen dat de vennootschap niet in staat zal zijn om het tweede bewijs te leveren.

Kan het bewijs echter niet (voldoende) geleverd worden, dan is de forfaitaire vergoeding niet aftrekbaar bij uw vennootschap. Dit betekent echter nog niet dat dit bedrag zomaar bij de bedrijfsleider belast zou kunnen worden als een loon. In de wet is immers uitdrukkelijk voorzien dat een terugbetaling van onkosten geen loon is zodat het in dat geval aan de fiscus is om te bewijzen dat de onkosten­vergoeding eigenlijk een verdoken loon is (Cass., 23.01.1987).

5.2.     Hoe zal de Administratie dergelijke ‘verdoken’ lonen bewijzen?

Principieel kan de Administratie dit bewijs leveren met alle middelen van het recht, o.m. door feitelijke vermoedens.

Wat er juist bewezen moet worden, hangt af van de vraag of de terugbetalingen gebeuren op basis van reële bewijsstukken of dat ze het gevolg zijn van forfaitaire ramingen.

5.2.1.       Terugbetalingen op basis van reële bewijsstukken

Als er meer kosten terugbetaald worden dan wat er aan bewijsstukken voorhanden is, wordt de afwezigheid van bewijsstukken als bekend feit ingeroepen om het te belasten als loon.

5.2.2.       Forfaitaire vergoedingen vastgesteld volgens ernstige normen

Het betreft in dit geval forfaitaire vergoedingen:

•     die de staat aan zijn personeel betaalt;

•     die berekend worden op basis van herhaalde waarnemingen en steekproeven;

•     die gebaseerd zijn op individuele en collectieve akkoorden.

Indien het onderliggende feit niet klopt, zoals bv. het werkelijk aantal gereden kilometers (dat sterk overdreven is in geval van een forfaitair bedrag per kilometer) of het aantal gewerkte dagen (nl. een vergoeding van tien dagen, terwijl de reis slechts zes dagen duurt) in geval van een forfaitair bedrag voor reis- en verblijfskosten, dan kan het overdreven gedeelte beschouwd worden als bezoldiging.

5.2.3.       Forfaitaire vergoedingen die niet vastgesteld zijn volgens ernstige normen

Deze vergoedingen mogen niet automatisch belast worden als bezoldigingen. De Administratie moet het bewijs leveren dat de terugbetaalde sommen vermomde bezoldigingen zijn. U geniet in dat geval het weerlegbare vermoeden van niet-belastbaarheid.

Dit vermoeden kan onderuitgehaald worden door een beroep te doen op feitelijke vermoedens. In essentie komt het erop neer dat de Administratie zal moeten aantonen dat de verkrijger niet zoveel kosten gemaakt heeft.

Voorbeeld

Ingeval er een forfaitaire kilometervergoeding toegekend wordt die hoger is dan de forfaitaire kilometervergoeding die de staat toekent aan zijn personeel, moet de fiscus eerst zelf de kost­prijs per kilometer bepalen. Als de fiscus kan bewijzen dat de kostprijs per kilometer die u hanteert kleiner is dan wat de vennootschap uitbetaalt, kan de fiscus het surplus als loon belasten.

 

6.    Formaliteiten

Artikel 57 WIB 92 stelt dat de vergoedingen voor kosten eigen aan de werkgever aftrekbare beroepskosten betreffen indien die vermeld worden op de fiche 281 en op de opgave 325.

Dit zijn de nodige vermeldingen op de fiche 281.10:

Vak 26, b): Kosten eigen aan de werkgever: …………………………………..

Methode		Inlichtingen	Bedrag
A	forfaitair en niet volgens ernstige en met elkaar overeen­stemmende normen vastgesteld		het totaalbedrag van de toegekende vergoedingen
B	forfaitair vastgesteld op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen	“JA – ernstige normen”	niets
C	voor hun juiste bedrag terugbetaald	“JA – bewijsstukken”	niets
D	zowel volgens de methode in punt A als volgens een van de methodes in punt B en/of C vast­gesteld A + (B en/of C)	A + B: “JA – bewijsstukken” of A + C: “JA – ernstige normen” of A + B + C: “JA – ernstige normen” en “JA – bewijsstukken”	deel methode A: het totaalbedrag van de volgens A toegekende vergoedingen