Hoe moet uw factuur eruit zien?

Op een factuur moeten een aantal verplichte btw-vermeldingen worden opgenomen. We maken hierbij een onderscheid tussen gewone factuur en een vereenvoudigde factuur die in sommige gevallen mag worden gebruikt.

1. De gewone factuur

1.1. Verplichte btw-vermeldingen op de gewone factuur

De verplichte btw-vermeldingen staan opgenomen in art. 5, §1, K.B.. nr.1 en luiden als volgt:

  • De factuurdatum. Dit is eenvoudigweg de datum waarop de factuur uitgereikt wordt. Dat is enigszins van belang natuurlijk om na te gaan of u wel tijdig gefactureerd heeft.
  • Een volgnummer. Dit is het nummer waaronder de factuur ingeschreven zal worden in uw verkoopboek. Het is van belang dat het hier gaat om een doorlopende nummering, maar hoe die nummering er dan concreet uitziet, is niet van tel. Nummeren volgens 1, 2, 3 is dus even goed als bv. 2018/1, 2018/2, 2018/3 of 001, 002, 003, enz.. De nummering hoeft niet elk jaar op 1 of 001 te beginnen. Beginnen op 100 of zelfs op 152 is dus toegestaan. Uiteraard moet het wel geloofwaardig blijven voor de fiscus (“Waar zijn die eerste 99 facturen naartoe?”). Ook zijn er meerdere reeksen toegelaten. Stel dat een onderneming drie winkels uitbaat, dan mag bv. per winkel een reeks aangemaakt worden, zoals 1-2018/1, 1-2018/2, enz. en 2-2018/1, 2-2018/2, enz. en 3-2018/1, 3-2018/2, enz.
  • Identiteitsgegevens van de leverancier. Hier worden eenvoudigweg de volledige naam en het adres van de verkoper be-doeld. Ondernemers die met een vennootschap werken, moet dan uiteraard de naam en het adres van de maatschappelijke zetel van de vennootschap vermelden. Ook de rechtsvorm, het type vennootschap dus, zoals een bvba, een nv, enz. moet vermeld worden.
  • Eigen btw-nummer van de leverancier.
  • De identiteitsgegevens van de klant. Het gaat hier om de volledige naam en het adres van de klant. Het is daarbij van groot belang om het correcte adres van de klant te vermelden. Postbusadressen, een p/a-adres of een c/o-adres zijn in deze context niet correct! Dergelijke p/a-adressen zet u dus het best alleen op de enveloppe.
    De juiste naam en het adres van de klant kunt u o.a. nagaan op de website van de FOD Economie.
  • Het btw-nummer van de klant. Dit geldt uiteraard alleen als de klant btw-plichtig is. Van belang is in het voorkomende geval uiteraard wel om het juiste btw-nummer te vermelden. Dat kunt u echter gemakkelijk verifiëren op de website van de europese commissie.
    Sinds 1 oktober 2018 is het de vrijgestelde kleine onderneming (jaarlijks niet meer dan € 25.000 omzet) en de forfaitaire landbouwonderneming verboden om hun btw-identificatienummer op te geven aan hun aannemer van werk in onroerende staat. Zij dienen immers geen btw-aangiften in waarin zij de btw kunnen voldoen (verleggen) (art. 53quater, §1, lid 2 W.Btw en Circ. 2019/C/3, 25.01.2019).
  • De datum van de levering of van de beëindiging van de werken/diensten. Alleen de factuurdatum vermelden, is niet genoeg. Als op 27 oktober 2019 een factuur opgemaakt wordt voor een levering op 18 september 2019, dan moet dus 18 september 2019 als leveringsdatum in principe ook uitdrukkelijk vermeld worden.  
    Als de factuurdatum dezelfde is als de leveringsdatum, dan hoeft deze laatste toch niet expliciet vermeld te worden. Er is voorzien dat de datum van levering van de goederen of van de beëindiging van de werken/diensten weggelaten kan worden als deze overeenkomt met de datum van de factuur.
     
    Elke factuur bevat dus mogelijk twee data, nl. de datum waarop de factuur uitgereikt werd, én de datum waarop het zgn. belastbaar feit (levering, dienstverrichting) plaatsgevonden heeft, of de datum van de ontvangst van de betaling indien voorafgaand aan de levering of de dienstverrichting (en er nog geen voorschotfactuur uitgereikt werd), voor zover die vastgesteld is en verschillend is van de uitreikingsdatum. Is er nog geen levering geweest of is de dienstprestatie nog niet beëindigd en wordt er reeds een voorschot gefactureerd, dan moet de datum van de ontvangst van de prijs of een deel ervan niet vermeld worden, want die kan ook niet vastgesteld worden op het moment waarop u de factuur opmaakt. De datum van de voorschotfactuur maakt sinds 2016 de btw wel opeisbaar.
  • De omschrijving van de verkochte goederen of van de verrichte werken/diensten. Dit is nl. van belang om na te gaan welk btw-tarief eventueel van toepassing is. Concreet betekent dit dat deze omschrijving ook niet té vaag mag zijn in de stijl van ‘levering op… ’ of ‘voor werken/diensten verricht te… ’. Een factuur hoeft ook niet tot in het kleinste detail uitgewerkt te zijn. In voorkomende geval kan ook steeds verwezen worden naar een offerte. Die offerte moet dan wel samen met de factuur bewaard worden.
  • Het bedrag waarop er btw verschuldigd is. Hiermee wordt voornamelijk bedoeld dat er geen facturen mogen opgemaakt worden waarbij de btw inclusief is. Het bedrag waarop er btw verschuldigd is en het bedrag van de btw zelf moeten m.a.w. steeds apart vermeld worden. Moet op één factuur verschillende btw-tarieven toegepast worden, dan moet voor elk btw-tarief apart het bedrag vermeld worden waarop het berekend werd.
    Inzake de afronding naar het dichtstbijzijnde veelvoud van 5 eurocent is een tolerantie mogelijk in geval van leveringen van goederen of dienstverrichtingen die onderworpen zijn aan verschillende btw-tarieven. De Btw staat toe dat de btw berekend wordt over het totaal te betalen bedrag per tariefgroep voorafgaand aan de afronding (beslissing E.T. 125.703, 02.02.2016).
  • De eenheidsprijs. Dit is eveneens wettelijk voorgeschreven, zij het vooral voor wie goederen levert, maar evengoed voor diensten. Bedoeld wordt dan in concreto de prijs per meeteenheid (per stuk, per lopende meter, per karton, per uur, enz.). Gaat het om eerder eenmalige opdrachten of gewoon om vaste prijzen, bv. voor een bepaald werk, dan kan de prijs zelf zoals overeengekomen dus perfect beschouwd worden als de eenheidsprijs.
  • Eventueel verleende kortingen. Op kortingen hoeft er in principe geen btw aangerekend te worden, dus is het van belang om die ook te vermelden. Op een korting aan een klant die vóór een bepaalde datum betaalt, moet nooit btw aangerekend worden, dit afgezien van het feit of de klant werkelijk betaald heeft vóór die bepaalde datum of niet.
     
    Voorbeeld
    U maakt een factuur op voor een bedrag van € 1.000 + btw. Betaalt de klant u binnen de tien dagen, dan krijgt hij een korting van 2% en hoeft hij u dus maar € 980 + btw te betalen.
    In beide gevallen, dus ongeacht wanneer de klant nu effectief betaalt, moet u slechts btw aanrekenen op € 980. De door de klant te betalen btw tegen 21% is dus altijd gelijk aan € 205,80.
    Betaalt hij binnen de tien dagen, dan moet hij dus in totaal € 1.185,80 betalen (€ 980 + € 205,80 btw). Na deze termijn moet hij u € 1.205,80 betalen (€ 1.000 + € 205,80 btw), maar dus nooit € 1.210!

     
    Een boete wegens vertraging mag niet als prijsvermindering van de verrichte handeling beschouwd worden. Het betreft een schadevergoeding wegens vertraging (circ. 2017/C/65 van 25 oktober 2017).
     
    Voorbeeld
    Bij een bedrag van € 1.000 exclusief btw, hetzij € 1.210 inclusief btw, met toepassing van 5% boete wegens vertraging, bedraagt de boete € 50 (5% van € 1.000). Het in de praktijk te betalen bedrag na compensatie bedraagt dan € 1.160 (€ 1.210 - € 50), maar de maatstaf van heffing van de levering of dienst blijft € 1.000 bedragen, hetzij steeds € 210 verschuldigde btw.
  • Het toepasselijke btw-tarief en het totaalbedrag van de verschuldigde btw. Het toegepaste btw-tarief (6%, 12% of 21%) moet dus duidelijk vermeld worden, alsook het totaalbedrag van de btw. Dat laatste zal voornamelijk van belang zijn als op één factuur de verschillende btw-tarieven moeten toegepast worden of wanneer er verschillende producten/diensten geleverd zijn en voor elk(e) product/dienst de afzonderlijke prijs én de btw vermeld wordt.
  • Vermelding bij voldoening van de btw door de medecontractant. Hierbij denken we onmiddellijk aan het geval waarin de aannemer factureert met medecontractant. In dat geval is de vermelding ‘btw verlegd’ (art. 20 KB nr. 1). Begrijp het zo dat ‘btw verlegd’ de minimale verplichte vermelding is. Niets belet uiteraard om iets duidelijker te zijn tegenover een klant en bv. ‘btw verlegd, KB nr. 1, art. 20’ te vermelden. Zo weet iedereen (de verkoper, de controleur, de klant) waarom de btw precies verlegd wordt, wat van belang is om de btw-aangifte correct te kunnen invullen (voor de verkoper en voor zijn klant). Duidelijkheid verdient m.a.w. dikwijls de voorkeur op vereenvoudiging.
     
    Er zijn nog andere gevallen waarin de vermelding ‘btw verlegd’ gebruikt moet worden, zoals intracommunautaire diensten die de b2b-hoofdregel volgen inzake plaatsbepaling (art. 21, §2 W.Btw) of de levering van (beleggings)goud (art. 20bis KB nr. 1) of de overdracht van CO2-emissierechten (art. 20ter KB nr. 1). Sinds 1 oktober 2018 is het de vrijgestelde kleine onderneming (jaarlijks niet meer dan € 25.000 omzet) en de forfaitaire landbouwonderneming verboden om hun btw-identificatienummer op te geven aan hun aannemer van werk in onroerende staat. Zij dienen immers geen btw-aangiften in waarin zij de btw kunnen voldoen (verleggen) (art. 53quater, §1, lid 2 W.Btw en Circ. 2019/C/3, 25.01.2019).
  • Verplichte vermelding bij zgn. self-billing. Self-billing houdt kortweg in dat de medecontractant de factuur uitreikt in naam en voor rekening van de leverancier of de dienstverrichter. Het is dan m.a.w. de klant die de factuur opmaakt in plaats van de leverancier. In dat geval moet er uitdrukkelijk ‘Factuur uitgereikt door afnemer’ vermeld worden.
  • Bijzondere regeling reisbureaus. De vermelding ‘Bijzondere regeling – reisbureaus’ moet op de factuur voorkomen wanneer de bijzondere regeling voor reisbureaus toegepast wordt.
  • Margeregeling. De vermeldingen ‘Bijzondere regeling – gebruikte goederen’, ‘Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen’, ‘Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten’ moeten uitdrukkelijk op de factuur voorkomen wanneer respectievelijk een van de bijzondere regelingen voor gebruikte goederen, kunstvoorwerpen, voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten toegepast wordt (zeg maar de margeregeling).
  • Verkoop nieuwe auto’s. Tot slot is vermeldenswaardig dat bij de verkoop van nieuwe auto’s de vermelding van het jaartal en het carrosseriemodel niet meer opgenomen moet worden op de factuur, maar de andere ter zake geldende vermeldingen wel (art. 5, §1, 7° KB nr. 1).

1.2. Wat best nog op de factuur vermelden?

1.2.1. Uiterste betaaldatum

Contant betaalbaar? Dat kan perfect vermeld worden, maar strikt genomen betekent dit dat de factuur onmiddellijk betaald moet worden. In de praktijk verloopt dat vaak anders, tenzij dit uitdrukkelijk zo vooraf overeengekomen werd en dan nog valt dit dikwijls af te wachten. Heel vaak wordt er in zo’n geval m.a.w. ook niet onmiddellijk betaald en het gevolg is dan meteen dat er helemaal geen strikte betaaltermijn meer voorzien is. Er staat immers dat de factuur contant betaalbaar is.

Geef een datum op in plaats van een termijn. Het is voor een stuk uiteraard allemaal pure gemakzucht van de klant, maar… zet u op uw factuur dat ze betaald moet worden vóór bv. 1 april, dan is dat ‘duidelijker’ dan wanneer te zeggen dat ze binnen de tien dagen betaald moet worden, ook al zou dat in de praktijk op hetzelfde neer komen. Een datum is m.a.w. concreter dan een termijn. De klant hoeft dan immers niet zelf te tellen tegen wanneer uw factuur betaald moet worden.

Zet de betaaldatum in een kader. Hoe meer die uiterste betaaldatum opvalt, hoe beter. Veel klanten betalen tegenwoordig hun facturen immers van op hun pc, ze hoeven er dus niet meer voor naar de bank te gaan. Het enige wat ze moeten doen, is een betaaldatum ingeven op het overschrijvingsformulier op hun scherm. Hoe duidelijker die terug te vinden is, hoe beter dus. Zet daarom de datum bv. in een kader, in het vet of in een groter lettertype, enz.

1.2.2. Algemene voorwaarden?

Dat is niet verplicht, maar tegenwoordig maakt u best goede afspraken met een klant, onder meer inzake de gevolgen van het niet-tijdig betalen (de interesten, de schadevergoeding, enz.), de tijd die de klanten hebben om al dan niet zichtbare gebreken te melden, enz. Het zijn dan o.m. die ‘afspraken’ die in feite uw algemene voorwaarden uitmaken en die u dus in principe alleen maar ten goede komen.

De algemene voorwaarden worden op de achterzijde van de factuur vermeld vermits op de voorzijde immers geen plaats meer is. Het is echter wel van belang dat op de voorzijde vermeld wordt dat de algemene voorwaarden op de achterzijde te vinden zijn. Om geldig te zijn, is het immers vereist dat een klant uw algemene voorwaarden kende.

1.3. Nog andere zaken te vermelden?

1.3.1. Factuur te vermelden als factuur?

Het woord factuur is eigenlijk niet verplicht. Noch de Btw, noch de Belastingen, noch het handels- of het burgerlijk recht voorziet de verplichting om het woord ‘factuur’ te vermelden, maar het is dermate gebruikelijk dat u dat bij voorkeur ook doet, al was het maar omdat het dan voor iedereen duidelijk is dat het om een factuur gaat.
Er is zelfs een volledige vrijheid om zelf te kiezen waar precies wat op de factuur wordt gezet, zolang alles wat verplicht vermeld moet worden er ook effectief op staat. Het speelt dus geen rol als bv. het adres van de verkoper of dienstverlener onderaan staat en zijn bankrekeningen bovenaan staan.

1.3.2. Verplichte vermelding van het ‘ondernemingsnummer’

Het ‘ondernemingsnummer’ is in de plaats gekomen van het vroegere handelsregisternummer en het moet verplicht vermeld worden op alle ‘stukken’ die uitgaan van een leverancier. Dat is dus in de eerste plaats op offertes en facturen. Het btw-nummer is identiek aan uw onder¬nemings¬nummer of omgekeerd. Het is een getal met tien cijfers daar waar uw btw-nummer vroeger uit negen cijfers bestond. Het is echter niet nodig dat het ondernemings- en het btw-nummer wordt vermeld. Vereist is dat het btw-nummer vermeld staat op uw facturen en aangezien het btw-nummer volledig gelijk is aan het ondernemingsnummer, volstaat het om dat nummer één keer te vermelden. Aangezien het woord ‘ondernemingsnummer’ daarenboven niet vermeld hoeft te worden terwijl de letters ‘BE’ wel vereist zijn voor de Btw, wordt gemakshalve gewoon het volledige btw-nummer als volgt vermeld, nl. btw BE 0123.456.789.
Het zgn. RPR of het ‘rechtspersonenregister moet alleen gebruikt worden als u in vennootschap zit. RPR. Dat register duidt in feite de plaats aan onder welk gerechtelijk arrondissement uw vennootschap als rechtspersoon valt. Voor zelfstandigen in een eenmanszaak, is dat arrondissement gelijk aan datgene waaronder hun woonplaats valt. Bijgevolg hoeft dat dan ook niet extra vermeld te worden.

1.3.3. Specifiek voor aannemers: wat met uw registratienummer en/of uw erkenning als aannemer?

Sinds 1 september 2012 is de registratie voor aannemers afgeschaft. Voorheen was strikt genomen de vermelding van uw registratienummer als aannemer niet verplicht, maar in de praktijk kon u uiteraard niet anders dan het gewoon even mee te vermelden op uw facturen.
Een aannemer had er immers zelf alle belang bij dat zijn klanten in het voorkomende geval wisten dat de aannemer geregistreerd was. Vroeger was het in sommige gevallen immers een vereiste dat bepaalde werken verricht werden door een geregistreerde aannemer om bepaalde gunstmaatregelen te kunnen genieten, maar dat is thans niet langer een voorwaarde. Ook om het verlaagd btw-tarief van 6% te kunnen genieten, is het geen voorwaarde meer dat de aan¬nemer in kwestie geregistreerd is. Het vermelden van het registratienummer als aannemer is dus ook niet zo zinvol meer. Geleidelijk aan zal iedereen wel weten dat die registratie afgeschaft is en de vermelding van het ‘oude’ registratienummer zal geen effect meer hebben als keurmerk.
Heeft een aannemer echter een zgn. erkenning als aannemer, dan mag de aannemer dat uiteraard op zijn facturen vermelden. Hoewel die erkenning te maken heeft met overheidsopdrachten, kan het voor andere klanten immers een teken van degelijkheid zijn.
Om een overheidsopdracht van een bepaalde aard en omvang te kunnen uitvoeren, moet eeb aannemer immers aan een aantal voorwaarden voldoen in verband met technische bekwaamheid, financiële draagkracht en professionele integriteit. Zo’n erkenning als aannemer is m.a.w. een kwaliteitslabel en daar kunt u in het voorkomende geval gerust mee uitpakken op uw facturen.

1.3.4. In welke munt factuur opmaken?

De factuur moet opgemaakt worden in de munteenheid van de EU-lidstaat die de facturatieregels bepaalt. Doorgaans zal u wellicht de euro kunnen gebruiken als munteenheid, maar hierop zijn dus wel degelijk afwijkingen mogelijk. In dat laatste geval kunt u de euro blijven gebruiken, maar is de bijkomende vermelding van de andere munteenheid vereist.
Zodra een btw-bedrag vermeld wordt op de factuur, moet dit ook in euro vermeld worden.

1.3.5. Factuur ondertekenen?

Het is niet verplicht om facturen te ondertekenen en daarenboven wordt dat beter ook niet gedaan. Een ondertekende factuur zou namelijk begrepen kunnen worden als een factuur die al betaald is

2. Welke vermeldingen op een vereenvoudigde factuur?

2.1. Vereenvoudigde factuur?

Op een vereenvoudigde factuur moet minder verplichte vermeldingen voorkomen. Het is dus in feite een factuur zoals een andere, maar een die sneller klaar is omdat er minder gegevens op vermeld moeten worden.
Het principe van de vereenvoudigde factuur bestond voorheen al in de btw-wetgeving, maar bij gebrek aan toepassingsmodaliteiten was dit altijd dode letter gebleven. Sinds 2013 is dit nu wel concreet toepasbaar. Er wordt namelijk verduidelijkt in welke gevallen u een vereen¬voudigde factuur mag uitreiken en welke de minimale vermeldingen zijn die deze dan moet bevatten (art. 13 KB nr. 1).

2.2. Onder welke voorwaarden is een vereenvoudigde factuur mogelijk?

Er zijn drie mogelijkheden. Alleen in de volgende gevallen kan er sinds 2013 gewerkt worden met een vereenvoudigde factuur:

  1. wanneer het bedrag van de factuur, exclusief btw, niet hoger is dan € 100; of
  2. wanneer de handels- of administratieve praktijken van de betrokken bedrijfssector of de technische voorwaarden waaronder die facturen uitgereikt worden, de naleving bemoeilijken van alle bedoelde verplichtingen (nog te regelen via een ministerieel besluit); of
  3. wanneer het een verbeterend stuk betreft: in dit geval moet dit document een specifieke en ondubbelzinnige verwijzing naar de oorspronkelijke factuur bevatten, samen met de specifieke vermelding van de aangebrachte wijzigingen.

Sowieso niet mogelijk in de volgende gevallen. Zelfs al zou er dus voldaan zijn aan een van bovenstaande voorwaarden, dan nog kan een vereenvoudigde factuur niet in de onderstaande gevallen:

  • bij leveringen met installatie of montage;
  • bij de bijzondere regeling voor verkopen op afstand;
  • bij intracommunautaire leveringen en verwervingen;
  • alle verkopen waarvoor de btw voldaan moet worden door de medecontractant (‘btw verlegd’, bv. de aannemingswerken voor afnemers met een btw-nummer).

2.3. Wat zijn de minimale vermeldingen van zo’n vereenvoudigde factuur?

  • Kleinere opsomming van verplichte vermeldingen. De vereenvoudigde factuur moet alleen nog de volgende vermeldingen bevatten:
  • De factuurdatum. Dit is eenvoudigweg de datum waarop de factuur uitgereikt wordt.
  • Een volgnummer. Dit is het nummer waaronder de factuur ingeschreven zal worden in uw verkoopboek. Desgevallend kan het een aparte reeks vormen in uw boekhouding.
  • Identiteitsgegevens van de leverancier . Hier wordt eenvoudigweg uw volledige naam en uw adres bedoeld. Zit u in vennootschap, dan zijn het uiteraard de naam en het adres van de vennootschap die u moet vermelden en dus niet de gegevens van uzelf. Ook de rechtsvorm, het type vennootschap dus, zoals een bvba, een nv, enz. moet vermeld worden.
  • Eigen btw-nummer van de leverancier.
  • Het btw-nummer van de klant of bij gebrek hieraan de identiteitsgegevens van de klant. In dat geval gaat het om de volledige naam en het adres van de klant.
  • De omschrijving van de verkochte goederen of van de verrichte werken/diensten.
  • Het bedrag waarop er btw verschuldigd is.
  • Het btw-bedrag.
  • Verbeterend stuk. Gaat het om een zgn. verbeterend document (creditnota), dan moet er ook een specifieke en ondubbelzinnige verwijzing naar de oorspronkelijke factuur vermeld worden met specifieke vermelding van de aangebrachte wijziging.

Het verschil met een gewone ‘volledige’ factuur ligt o.m. in het volgende:

  • de identiteitsgegevens kunnen weggelaten worden indien de klant een btw-nummer heeft;
  • de datum van de levering of van de beëindiging van de werken/diensten moet niet vermeld worden;
  • de omschrijving van de geleverde goederen/diensten is iets losser, in die zin dat de hoeveel¬heid niet vermeld moet worden;
  • eventuele kortingen moeten niet apart vermeld worden;
  • de vermelding van de eenheidsprijs kan achterwege blijven.